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FAQ

Häufige Fragen unserer Kunden

In diesem Bereich finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um APIUP, unsere Pakete, Funktionen und Integrationen. Sollten Sie hier nicht fündig werden oder ein individuelles Anliegen haben, unterstützen wir Sie gerne persönlich.

Allgemein

Eine API-Schnittstelle (Application Programming Interface) ist eine technische Verbindung, die es ermöglicht, dass zwei unterschiedliche Softwaresysteme miteinander kommunizieren und Daten austauschen. Sie definiert klar, welche Funktionen oder Daten von einem System bereitgestellt werden und wie sie genutzt werden können.

Die wichtigsten Aspekte einer API-Schnittstelle sind:

  1. Funktionen bereitstellen: Die API gibt an, welche Aktionen oder Dienste das System ausführen kann. Beispielsweise könnte eine Wetter-API die Temperaturdaten bereitstellen.
  2. Datenformate: Die API spezifiziert, in welchem Format die Daten übertragen werden (z. B. JSON, XML).
  3. Zugriffsregeln: APIs legen fest, welche Benutzer oder Systeme auf welche Funktionen zugreifen dürfen.

Beispiel: Wenn eine Wetter-App Daten von einem Wetterdienst abrufen möchte, verwendet sie eine API, um aktuelle Wetterinformationen zu erhalten. Die API definiert, wie die App eine Anfrage stellen muss und wie die Antwort aussehen wird.

Bei einem API-Aufruf sendet eine Anwendung (wie APIUP) eine Anfrage an eine API (Server), um Daten oder Dienste anzufordern oder zu ändern. Diese Anfrage enthält eine URL, eine Methode (z. B. GET, POST), und ggf. zusätzliche Daten oder Parameter.

Der Server empfängt die Anfrage, verarbeitet sie, und führt die gewünschte Aktion aus, z. B. das Abrufen von Daten. Anschließend sendet der Server eine Antwort zurück, die einen Statuscode (z. B. „200“ für Erfolg) und die angeforderten Daten (oft im JSON-Format) enthält. Der Client verarbeitet diese Antwort weiter.

Die Verbindung zu Ihrem Lexware Office-Konto erfolgt über das etablierte OAuth 2.0-Verfahren. Dabei autorisieren Sie den Zugriff direkt bei Lexware – sicher, ohne Weitergabe Ihres Passworts. So stellen Sie sicher, dass nur Sie die Datenfreigabe kontrollieren und verwalten.

Um den API-Key in sevDesk zu finden, gehen Sie bitte Um den API-Key in bexio zu finden, folgen Sie bitte diesen Schritten:

  1. Anmeldung: Melden Sie sich in Ihrem bexio-Account an.
  2. Einstellungen öffnen: Klicken Sie auf das Zahnradsymbol oder das Menü-Symbol oben rechts, um zu den Einstellungen zu gelangen.
  3. API-Zugang: Wählen Sie im Menü den Bereich „API-Zugang“ oder „Integrationen“ aus.
  4. API-Key erstellen oder anzeigen: Hier können Sie entweder einen bestehenden API-Key einsehen oder einen neuen erstellen, wenn noch keiner vorhanden ist.

Falls Sie den API-Key nicht finden können, konsultieren Sie bitte die bexio-Dokumentation oder kontaktieren Sie den bexio-Support für genauere Anweisungen.

Die HubSpot API ist eine Programmierschnittstelle, die es Entwicklern ermöglicht, auf die verschiedenen Funktionen und Daten von HubSpot zuzugreifen. HubSpot ist eine Plattform für Marketing, Vertrieb und Kundenservice. Durch die HubSpot API können externe Anwendungen und Systeme mit HubSpot interagieren und Daten austauschen.

Um den API-Key in sevDesk zu finden, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Anmeldung: Melden Sie sich in Ihrem sevDesk-Account an.
  2. Einstellungen öffnen: Klicken Sie auf Ihr Profilbild oder Ihren Namen in der oberen rechten Ecke, um das Menü zu öffnen, und wählen Sie „Einstellungen“.
  3. API-Zugriff: Gehen Sie zu „API-Zugriff“ oder „Integrationen“ im Menü auf der linken Seite.
  4. API-Key anzeigen oder erstellen: Hier können Sie den vorhandenen API-Key einsehen oder einen neuen erstellen, falls noch keiner vorhanden ist.

Sollten Sie Schwierigkeiten haben, den API-Key zu finden, überprüfen Sie die sevDesk-Dokumentation oder wenden Sie sich an den sevDesk-Support für spezifische Anweisungen.

Kontaktsynchronisation

Viele Systeme wie Lexware Office oder HubSpot bieten einfache Import- und Exportfunktionen für Kontakte an. Eine echte Kontaktsynchronisation geht jedoch deutlich weiter.

Bei einer Kontaktsynchronisation werden Kontakte automatisch und dauerhaft zwischen zwei Systemen abgeglichen.

Das bedeutet:

  • Änderungen an einem Kontakt werden automatisch im anderen System übernommen

  • Neue Kontakte werden ohne manuelles Eingreifen synchronisiert

  • Dubletten werden erkannt und vermieden, solange die Kontakte denselben Firmennamen (bei Unternehmen) oder denselben Vor- und Nachnamen (bei Privatpersonen) haben

  • Die Daten bleiben in beiden Systemen immer aktuell

Kurz gesagt: Beide Systeme bleiben dauerhaft auf dem gleichen Stand.

E-Mail-Adressen eignen sich grundsätzlich sehr gut, um Personen oder Unternehmen eindeutig zu identifizieren. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass die E-Mail-Adresse in vielen Systemen kein Pflichtfeld ist und daher häufig fehlt – insbesondere bei älteren Datensätzen oder Kontakten, die aus Drittsystemen importiert wurden.

Aus diesem Grund nutzt APIUP für die Kontaktsynchronisation standardmäßig den Abgleich über Vor- und Nachnamen sowie – sofern vorhanden – den Firmennamen. Diese Angaben sind in Buchhaltungs- und CRM-Systemen in der Regel Pflichtfelder und daher zuverlässig vorhanden.

Dieses Vorgehen ermöglicht eine stabile und konsistente Zuordnung von Kontakten, auch dann, wenn keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

APIUP weist ausdrücklich darauf hin, dass im verbundenen HubSpot-Konto keine weiteren aktiv genutzten Kontakt-Management-Apps wie z. B. iCloud installiert sein sollten.

Solche Apps greifen auf dieselben technischen Ereignisse zurück (z. B. CreateHubspotContact, UpdateHubspotContact) und können dadurch unerwartete Komplikationen verursachen, etwa doppelte Kontakte, fehlerhafte Überschreibungen oder blockierte Synchronisierungen.

Für eine saubere und konfliktfreie Kontaktsynchronisation sollte APIUP die alleinige Schnittstelle für Kontaktmanagement in HubSpot sein.