In diesem Bereich finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um APIUP, unsere Pakete, Funktionen und Integrationen. Sollten Sie hier nicht fündig werden oder ein individuelles Anliegen haben, unterstützen wir Sie gerne persönlich.
Eine API-Schnittstelle (Application Programming Interface) ist eine technische Verbindung, die es ermöglicht, dass zwei unterschiedliche Softwaresysteme miteinander kommunizieren und Daten austauschen. Sie definiert klar, welche Funktionen oder Daten von einem System bereitgestellt werden und wie sie genutzt werden können.
Die wichtigsten Aspekte einer API-Schnittstelle sind:
Beispiel: Wenn eine Wetter-App Daten von einem Wetterdienst abrufen möchte, verwendet sie eine API, um aktuelle Wetterinformationen zu erhalten. Die API definiert, wie die App eine Anfrage stellen muss und wie die Antwort aussehen wird.
Bei einem API-Aufruf sendet eine Anwendung (wie APIUP) eine Anfrage an eine API (Server), um Daten oder Dienste anzufordern oder zu ändern. Diese Anfrage enthält eine URL, eine Methode (z. B. GET, POST), und ggf. zusätzliche Daten oder Parameter.
Der Server empfängt die Anfrage, verarbeitet sie, und führt die gewünschte Aktion aus, z. B. das Abrufen von Daten. Anschließend sendet der Server eine Antwort zurück, die einen Statuscode (z. B. „200“ für Erfolg) und die angeforderten Daten (oft im JSON-Format) enthält. Der Client verarbeitet diese Antwort weiter.
Um den API-Key in bexio zu finden, folgen Sie bitte diesen Schritten:
Falls Sie den API-Key nicht finden können, konsultieren Sie bitte die bexio-Dokumentation oder kontaktieren Sie den bexio-Support für genauere Anweisungen.
Die HubSpot API ist eine Programmierschnittstelle, die es Entwicklern ermöglicht, auf die verschiedenen Funktionen und Daten von HubSpot zuzugreifen. HubSpot ist eine Plattform für Marketing, Vertrieb und Kundenservice. Durch die HubSpot API können externe Anwendungen und Systeme mit HubSpot interagieren und Daten austauschen.
Um den API-Key in sevDesk zu finden, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
Sollten Sie Schwierigkeiten haben, den API-Key zu finden, überprüfen Sie die sevDesk-Dokumentation oder wenden Sie sich an den sevDesk-Support für spezifische Anweisungen.
Sobald ein Deal in HubSpot in eine Phase mit einer Abschlusswahrscheinlichkeit von 100 % verschoben wird, kann APIUP automatisch einen Rechnungsentwurf im verbundenen Buchhaltungssystem, beispielsweise Lexware Office oder sevDesk, erstellen.
Dabei werden die relevanten Kundeninformationen und Rechnungspositionen aus dem HubSpot-Deal übernommen. Der Entwurf kann anschließend im Buchhaltungssystem überprüft und finalisiert werden.
Nein. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung der Deal Phase, sondern die in HubSpot hinterlegte Abschlusswahrscheinlichkeit.
APIUP erkennt auch individuell angelegte Deal Phasen, sofern diesen eine Abschlusswahrscheinlichkeit von 100 % zugewiesen wurde und die betreffende Pipeline in APIUP aktiviert ist.
Nein. Beim erstmaligen Aktivieren der Verbindung werden bereits abgeschlossene Deals nicht automatisch rückwirkend verarbeitet.
APIUP reagiert auf neue Phasenwechsel innerhalb der ausgewählten Pipelines. Dadurch wird verhindert, dass beim Einrichten der Verbindung unbeabsichtigt Rechnungen für bereits abgeschlossene Geschäfte entstehen.
Ja. Sie können einen bestehenden Deal erneut in eine Phase mit einer Abschlusswahrscheinlichkeit von 100 % verschieben.
Voraussetzung ist, dass die Rechnungserstellung für diesen Deal erlaubt ist und ein entsprechender Phasenwechsel ausgelöst wird. Beachten Sie dabei die HubSpot Eigenschaft „Deal Erstellung in APIUP erlauben“.
Ja. APIUP unterstützt mehrere HubSpot Pipelines und erkennt auch individuell angelegte Pipelines mit eigenen Deal Phasen.
In den Verbindungsdetails können Sie auswählen, welche Pipelines für die automatische Rechnungserstellung berücksichtigt werden sollen.
APIUP verfügt über einen Schutz vor mehrfacher Rechnungserstellung.
Nach einer erfolgreichen Rechnungserstellung wird die HubSpot Eigenschaft „Deal Erstellung in APIUP erlauben“ automatisch auf „Nein“ gesetzt.
Dadurch wird verhindert, dass bei späteren Phasenwechseln desselben Deals unbeabsichtigt weitere Rechnungen erzeugt werden.
Ja. Öffnen Sie den entsprechenden Deal in HubSpot und setzen Sie die Eigenschaft „Deal Erstellung in APIUP erlauben“ wieder auf „Ja“.
Anschließend können Sie den Deal erneut in eine Phase mit einer Abschlusswahrscheinlichkeit von 100 % verschieben, um eine weitere Rechnungserstellung auszulösen.
Prüfen Sie vorher, ob bereits ein Rechnungsentwurf im Buchhaltungssystem vorhanden ist.
Nein. APIUP erstellt grundsätzlich einen Rechnungsentwurf im angebundenen Buchhaltungssystem.
Dieser Entwurf kann dort überprüft, ergänzt und anschließend finalisiert und versendet werden. Damit behalten Sie die Kontrolle über die endgültige Rechnungsstellung.
Ja. In den Verbindungsdetails von APIUP können Sie die gewünschten HubSpot Pipelines auswählen.
Dadurch können beispielsweise nur Deals aus Ihrer Vertriebspipeline berücksichtigt werden, während interne Projekte oder andere Geschäftsprozesse von der Rechnungserstellung ausgeschlossen bleiben.
Ja. Hierfür verwendet APIUP die HubSpot Eigenschaft „Deal Erstellung in APIUP erlauben“.
Wird diese Eigenschaft auf „Nein“ gesetzt, erstellt APIUP für diesen Deal keine Rechnung, auch wenn der Deal erstmals in eine Phase mit 100 % Abschlusswahrscheinlichkeit verschoben wird.
Mit dieser Eigenschaft können Sie steuern, ob APIUP einen bestimmten Deal für die automatische Rechnungserstellung berücksichtigen darf.
Die Eigenschaft kann folgende Werte besitzen:
Ja: Die Rechnungserstellung ist erlaubt.
Nein: Die Rechnungserstellung wird verhindert.
Leer: Die Rechnungserstellung wird nicht blockiert.
Nach einer erfolgreichen Rechnungserstellung setzt APIUP die Eigenschaft automatisch auf „Nein“, um eine erneute Verarbeitung zu verhindern.
Bei neu angelegten Deals besitzt die Eigenschaft standardmäßig keinen Wert.
Ein leerer Wert verhindert die automatische Rechnungserstellung nicht. Wenn Sie einen Deal ausdrücklich ausschließen möchten, muss die Eigenschaft auf „Nein“ gesetzt werden.
Sie können den Wert auch über HubSpot Workflows automatisiert verwalten.
APIUP ermittelt den Rechnungsempfänger anhand der mit dem Deal verknüpften Datensätze in HubSpot.
Hierbei können sowohl Unternehmen als auch Personenkontakte berücksichtigt werden.
Die erweiterte Rechnungsempfängerzuordnung kann abhängig vom gebuchten Paket auch Zuordnungslabels verwenden, um bestimmte Kontakte gezielt zu priorisieren.
APIUP kann auch einen zugeordneten Personenkontakt als Rechnungsempfänger verwenden.
Sind keine geeigneten Kontaktdaten vorhanden, kann APIUP auf Platzhalterdaten zurückgreifen. Der Rechnungsentwurf sollte in diesem Fall vor der Finalisierung unbedingt auf einen korrekten Rechnungsempfänger überprüft werden.
Wir empfehlen, vollständige Rechnungsadressen bereits in HubSpot zu hinterlegen.
Ja. Wenn APIUP bei der Rechnungserstellung einen neuen Rechnungsempfänger erkennt, kann der entsprechende Kontakt automatisch im verbundenen Buchhaltungssystem angelegt werden.
Darüber hinaus bietet APIUP eine eigenständige Kontaktsynchronisation für Unternehmen und Personenkontakte an.
Diese ermöglicht auch den regelmäßigen Abgleich vorhandener Kontaktdaten zwischen HubSpot und dem Buchhaltungssystem.
Viele Systeme wie Lexware Office oder HubSpot bieten einfache Import- und Exportfunktionen für Kontakte an. Eine echte Kontaktsynchronisation geht jedoch deutlich weiter.
Bei einer Kontaktsynchronisation werden Kontakte automatisch und dauerhaft zwischen zwei Systemen abgeglichen.
Das bedeutet:
Änderungen an einem Kontakt werden automatisch im anderen System übernommen
Neue Kontakte werden ohne manuelles Eingreifen synchronisiert
Dubletten werden erkannt und vermieden, solange die Kontakte denselben Firmennamen (bei Unternehmen) oder denselben Vor- und Nachnamen (bei Privatpersonen) haben
Die Daten bleiben in beiden Systemen immer aktuell
Kurz gesagt: Beide Systeme bleiben dauerhaft auf dem gleichen Stand.
E-Mail-Adressen eignen sich grundsätzlich sehr gut, um Personen oder Unternehmen eindeutig zu identifizieren. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass die E-Mail-Adresse in vielen Systemen kein Pflichtfeld ist und daher häufig fehlt – insbesondere bei älteren Datensätzen oder Kontakten, die aus Drittsystemen importiert wurden.
Aus diesem Grund nutzt APIUP für die Kontaktsynchronisation standardmäßig den Abgleich über Vor- und Nachnamen sowie – sofern vorhanden – den Firmennamen. Diese Angaben sind in Buchhaltungs- und CRM-Systemen in der Regel Pflichtfelder und daher zuverlässig vorhanden.
Dieses Vorgehen ermöglicht eine stabile und konsistente Zuordnung von Kontakten, auch dann, wenn keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
APIUP weist ausdrücklich darauf hin, dass im verbundenen HubSpot-Konto keine weiteren aktiv genutzten Kontakt-Management-Apps wie z. B. iCloud installiert sein sollten.
Solche Apps greifen auf dieselben technischen Ereignisse zurück (z. B. CreateHubspotContact, UpdateHubspotContact) und können dadurch unerwartete Komplikationen verursachen, etwa doppelte Kontakte, fehlerhafte Überschreibungen oder blockierte Synchronisierungen.
Für eine saubere und konfliktfreie Kontaktsynchronisation sollte APIUP die alleinige Schnittstelle für Kontaktmanagement in HubSpot sein.
