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Dokumentation

APIUP Dokumentation

In unserer Dokumentation finden Sie alle wichtigen Informationen zur Einrichtung, Nutzung und Konfiguration von APIUP. Schritt-für-Schritt-Anleitungen, praxisnahe Beispiele und technische Hinweise unterstützen Sie dabei, APIUP schnell und effizient in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren.

Sollten dennoch Fragen offenbleiben oder individuelle Anforderungen bestehen, steht Ihnen unser Support jederzeit zur Verfügung – info@apiup.de.

Registrierung

  • Marketplace zu APIUP: Klicken Sie auf den Registrierungslink im Marketplace.

  • Login via HubSpot-Account: Keine weitere Eingabe notwendig.

  • Aktion: Klicken Sie auf „Weiter mit HubSpot“.
  • Auswahl des Buchhaltungssystems: Nach der HubSpot-Verbindung gelangen Sie zur ABO-Auswahl.

  • Optionen: lexware office, bexio, sevDesk, Qonto

  • Aktion: Wählen Sie das gewünschte Buchhaltungssystem aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl.
  • Überprüfung der HubSpot-Verbindung: APIUP prüft, ob HubSpot erfolgreich verbunden wurde.

  • Buchhaltungssystem verbinden:
    • Verbindungsoptionen: Token-Eingabe oder OAuth 2.0
    • Aktion: Geben Sie den Token ein oder nutzen Sie OAuth 2.0 zur Verbindung.
    • APIUP überprüft die erfolgreiche Verbindung Ihres Buchhaltungssystems.
  • Zahlungsabwicklung über Stripe: Ein Fenster öffnet sich für die Zahlungsabwicklung.

  • Zahlungsmethoden: Kreditkarte, PayPal

  • Aktion: Geben Sie die Zahlungsdaten ein und bestätigen Sie die Zahlung.

  • Bestätigung der Zahlung: Nach erfolgreicher Zahlung wird die Integration abgeschlossen.
  • Übersicht: Nach der Zahlung gelangen Sie zur Übersicht der aktiven Verbindungen.

  • Anzeigen: Hier sehen Sie die verbundenen Systeme (HubSpot und das ausgewählte Buchhaltungssystem).

Anmeldung bei APIUP

  • Beschreibung: Öffnen Sie die APIUP-Anmeldeseite und klicken Sie auf den HubSpot-Anmelde-Button

  • Aktion: Klicken Sie auf „Weiter mit HubSpot“.
  • Beschreibung: Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie zum Dashboard mit einer Übersicht aller verfügbaren CRM- und Buchhaltungssysteme.

Dealtransfer – HubSpot

  • Beschreibung: Verschieben Sie in HubSpot einen Deal auf „Closed Won“. APIUP erstellt automatisch ein Angebot im Buchhaltungssystem.
  • Aktion: Überprüfen Sie den Angebotsentwurf.

    Hinweis: Dealwahrscheinlichkeit von 100% notwendig

  • Eine Spalte mit einer Dealwahrscheinlichkeit von 100% („Gewonnen“) muss in HubSpot eingerichtet sein.
  • Mehrere Spalten mit einer 100%-Dealwahrscheinlichkeit sind möglich.

    Hinweis: Maximale Zeichenlänge (Dealname)

  • Lexware Office erlaubt maximal 25 Zeichen für den Dealname.
  • Längere Namen werden automatisch gekürzt an Lexware Office übertragen.

  • Beschreibung: Die Rechnung erscheint als Entwurf im Buchungssystem.

  • Aktion: Finalisieren Sie die Rechnung.

    Hinweis: Musterfirma, Musterstadt, Musterstraße.

  • Falls Unternehmensdaten unvollständig sind, nutzt APIUP eine Musterfirma-Vorlage.

  • Achten Sie darauf, dass alle Unternehmensdaten vollständig angegeben sind.

Kontakttransfer – HubSpot

Start für den Kontakttransfer:
Nach der Buchung werden Sie in die Verbindungs-Details weitergeleitet und können selbst entscheiden, welche Unternehmens- und Personenkontakte synchronisiert werden sollen.
Mit „initialen Synchronisation starten“ wird die Kontaktsynchronisation gestartet. Dieser Vorgang kann je nach Datenmenge Minuten oder Stunden dauern (ca. 500 Kontakte pro Stunde).

 

Ablauf für den Kontakttransfer

           Hinweis: Kontaktangaben – Unternehmensname

  • Achten Sie darauf, alle relevanten Kontaktfelder in HubSpot auszufüllen.

  • APIUP prüft Unternehmensname/Nachname, Adresse, Postleitzahl, Stadt und Land.


    Hinweis: Kontaktangaben – Unternehmensname

  • In HubSpot ist eine Domain oder ein Unternehmensname erforderlich.

  • In Lexware Office muss ein Unternehmensname angegeben werden.
    Falls nur eine Domain in HubSpot hinterlegt ist, verwendet APIUP diese für Lexware Office als Namen.


    Hinweis: Kontaktangaben – Personen

  • HubSpot erlaubt Kontakte mit Vorname, Nachname oder E-Mail-Adresse.

  • Lexware Office erfordert mindestens einen Nachnamen.

  • Falls nur ein Vorname oder eine E-Mail-Adresse vorliegt, wird diese für den Nachnamen genutzt.


    Hinweis: Doppelte Kontakte

  • Kontakte werden anhand von Vor- und Nachnamen synchronisiert.

  • Bei identischen Namen kann nur ein Kontakt übertragen werden.

    Hinweis: Kontakte in Lexware Office über HubSpot löschen

  • Wenn ein Kontakt in Lexware Office gelöscht wird, dann wird der Kontakt auch in HubSpot gelöscht.

  • Lexware Office lässt das Löschen von Kontakten über ihre API nicht zu. APIUP kann deshalb keinen Löschbefehl an Lexware Office weiterleiten.

Trennung und Deinstallation

Um die Verbindung zwischen APIUP und HubSpot zu beenden, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Melden Sie sich bei https://app.apiup.de an.
  2. Navigieren Sie zum Menüpunkt „Übersicht“.
  3. Löschen Sie die aktive Verbindung zur HubSpot-Integration.
Optional können Sie die App auch direkt in HubSpot entfernen:
  1. Loggen Sie sich in HubSpot ein.
  2. Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen → Verknüpfte Apps.
  3. Wählen Sie „APIUP“ und klicken Sie auf „Entfernen“.
Hinweis: Durch das Entfernen der Verbindung werden keine bestehenden Daten in HubSpot oder Ihrem Buchhaltungssystem gelöscht.

Weitere Informationen zur Deinstallation von Apps in HubSpot finden Sie hier: HubSpot: Connect Apps